Corso Per Addetto Alla Segreteria

Percorso Formativo Corso Per Addetto Alla Segreteria
Figura di Riferimento operatore/operatrice per l’organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l’accoglienza e le informazioni
Durata (in ore) 80
Prerequisiti d’ingresso LIVELLO DI COMPLESSITA’ Gruppo-livello A: identifica situazioni caratterizzate dallo svolgimento di attività che prevedono l’utilizzo di strumenti e tecniche e la padronanza di conoscenze generali relative al settore, ai processi e ai prodotti; tali attività consistono in lavori di tipo esecutivo, che possono anche essere tecnicamente complessi, e possono essere svolti in autonomia nei limiti delle tecniche ad essi inerenti.
Contenuti Formativi PRINCIPI DI CONTABILITÀ AZIENDALE
• La partita doppia e i mastrini
• Pratiche amministrative e contabili: prima nota, fatturazione, bolle
• Rapporti con i consulenti aziendali (commercialista, consulente del lavoro, ecc.)TECNICHE DI SEGRETERIA
• L’azienda: organizzazione del lavoro e la struttura aziendale
• Front-Office, Reception e Comunicazioni al Telefono
• Classificazione e archivio della documentazione
• Controllo e smistamento della posta
• Disbrigo operazioni presso le bancheSTRATEGIE DI COMUNICAZIONE
• Teoria della Assertività: come migliorare il proprio atteggiamento, come migliorare le relazioni con gli altri gestendo al meglio le obiezioni e i contrasti, capacità di osare, avere obiettivi e itinerari di carriera, il brainstorming, il role playing
• Principi di Successo: lavorare in team, leadership, imprenditori di se stessi , migliorare le proprie attitudini alla concentrazione e all’entusiasmo, dosare le proprie capacità personali, guida alle tecniche di automotivazione, time management, cenni sul team building, metodo dei casi o case-history
• Tecniche di Vendita: valorizzare le capacità personali, sfruttare al meglio il proprio potenziale, tecniche di presentazione, cenni su Marketing Management, nuove forme di Marketing, gestione conferenza, tecniche di pianificazione attività
Attestazione finale Dichiarazione degli apprendimenti

 

Unità di competenze correlate al Percorso Formativo

Denominazione AdA accoglienza
Descrizione della performance assicurare una adeguata accoglienza agli ospiti e visitatori dell’azienda (o del settore) presso cui si opera, identificando l’interlocutore ed il motivo della sua visita, fornendo informazioni sulle modalità di accesso, informando i settori/reparti aziendali coinvolti
Capacità
  • applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro nel rispetto delle norme di sicurezza, igiene e salvaguardia ambientale e delle tecniche di riordino degli spazi di lavoro
  • cosultare e gestire l’agenda appuntamenti risolvendo o prevenendo non conformità
  • fornire chiare informazioni sulle modalità di accesso all’azienda (o reparto o settore aziendale) coerenti con le indicazioni della direzione aziendale
  • ricevere una persona comunicando cordialità
Conoscenze
  • normativa di sucurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore
  • normativa sulla privacy al fine di garantire la riservatezza delle informazioni
  • principi di organizzazione e comunicazione aziendale per fornire informazioni sulle modalità di accesso ai reparti aziendali
  • tecniche di comunicazione per assicurare un’adeguata accoglienza ai visitatori dell’azienda
  • tecniche di time management per una gestione adeguata dei tempi e delle priorità
  • terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria

 

Denominazione AdA registrazione ed archiviazione documenti
Descrizione della performance acquisire e registrare in prima nota i documenti contabili e provvedere all’archiviazione; aggiornare schede e tabelle relative a clienti e fornitori; compilare documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture), gestire l’accesso all’archivio dei documenti
Capacità
  • adottare procedure per la redazione ed emissione dei documenti di vendita ed acquisto (ordini, bolle, ricevute, fatture)
  • applicare tecniche di archiviazione e registrazione di prima nota di documenti contabili anche con l’ausilio di software applicativi specifici
  • distinguere gli elementi costitutivi di un documento contabile per le operazioni di archiviazione e registrazione
  • rintracciare documenti archiviati
Conoscenze
  • funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
  • tecniche di archiviazione e classificazione manuali e digitali di documenti e dati
  • tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l’elaborazione e la registrazione

 

Denominazione AdA redazione testi e comunicazioni formali
Descrizione della performance redigere comunicazioni formali, anche in lingua straniera, portarle alla firma ed inviarle; redigere report, presentazioni, statistiche, utilizzando applicativi informatici, garantendo la correttezza grammaticale e la rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti
Capacità
  • applicare le principali tecniche per la redazione di lettere, comunicati, avvisi e convocazioni d’uso comune
  • utilizzare gli applicativi informatici per la redazione di tabelle, presentazioni, statistiche e report per interlocutori interni ed esterni
  • valutare la correttezza di un testo scritto (grammatica e sintassi) e la sua rispondenza con gli obiettivi di comunicazione definiti
Conoscenze
  • funzionalità dei principali software applicativi d’ufficio (fogli elettronici, programmi di videoscrittura, database relazionali, ecc.)
  • principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale
  • servizi internet: navigazione, ricerca informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica

 

Codici ISTAT correlati al percorso formativo

Codice Descrizione
4.1.1.1 Dattilografi, stenodattilografi
4.1.1.2 Operatori su macchine di calcolo e di elaborazione dati
4.1.1.3 Operatori su macchine per la riproduzione di documenti ed assimilati
4.1.1.4 Personale di segreteria
4.1.1.5 Personale addetto allo smistamento di materiali e documenti
4.1.1.6 Personale addetto agli affari generali
4.1.1.7 Personale addetto alla ricezione di materiali e documenti
4.1.2.1 Aiuto contabili e assimilati
4.2.2.1 Addetti all’accoglienza ed assimilati
4.2.2.3 Centralinisti e telefonisti